Note d’information de protection des données caractère personnel - Herbosch-Kiere SA (‘Privacy Notice’)

Général
Herbosch-Kiere NV est une société anonyme, de droit belge, dont le siège social est sis à Sint-Jansweg 7, 9130 Kallo et inscrit dans le Registre des Personnes Morales sous le numéro 0404.637.280.

Herbosch-Kiere NV est une société qui est active dans le génie civil et des travaux hydrauliques et d’environnement. Herbosch-Kiere fait partie du groupe Eiffage Benelux (www.eiffagebenelux.com).

Herbosch-Kiere NV accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, locateurs etc. notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.

Par cette note d’information de protection des données (‘Privacy Notice’), nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.

Nous vous demandons de lire attentivement cette note d’information de protection des données, puisqu'elle contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et pourquoi, ainsi que sur l’usage des cookies. En communiquant vos données à caractère personnel, notamment en remplissant les champs sur le site internet ou en demandant des informations, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette note d’information de protection des données avec ses conditions et ses limites, et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.

Cette note d’information peut être modifiée à tout temps. Consultez-la donc régulièrement.

1. Responsable de traitement de vos données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel sont traitées par Herbosch-Kiere NV (responsable de traitement).

Coordonnées :

Adresse : Sint-Jansweg 7, 9130 Kallo
Adresse mail : info@hk.eiffage.be

Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le règlement général de la protection des données (RGPD ou G.D.P.R.) à partir de son entrée en vigueur.

2. Champ d’application
Cette note d’information de protection des données concerne tous les services fournis par nous et plus généralement toutes les activités que nous exerçons. Cette note sera d’application pour nos clients existants et futurs, des candidats ou des personnes qui portent intérêts à travailler pour ou avec nous.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données suivantes :
Données personnes physiques
om, prénom, titre, adresse postale, adresse de fourniture, n° téléphone et/ou numéro de gsm, adresse mail, numéro de compte en banque, ….
Pour le traitement de données à caractère personnel concernant l’engagement et la sélection du personnel, seront également traités : le sexe, la langue, la date de naissance, permis de conduire, la composition de votre famille et les données d’identité des membres de votre famille, la formation et éventuellement expériences et/ou compétences professionnelles, ainsi que toute autre information que vous nous communiquez, e.a. par le biais de votre CV.
Pour certaines obligations spécifiques (enregistrement électronique des présences, déclaration Dimona, déclaration des travaux article 30 bis) il se peut que vous devrez nous fournir des données supplémentaires (données E-ID/d’identité, numéro Limosa, données sur votre détachement, photo, etc.)

Données sociétales
Outre le nom de l’entreprise, son adresse, n° TVA et comptes bancaires, certaines données de votre personne de contact ou de vos collaborateurs seront traitées : nom, prénom, titre ou sexe, langue, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou de gsm, adresse mail.
Nous nous permettons de vous vous signaler que vous portez la responsabilité de ce que toutes les données que vous nous fournissez sont complètes et exactes. La communication de fausse identité, de données inexactes ou incomplètes ou la communication de données qui appartiennent à des tiers sans leur autorisation peuvent avoir comme conséquences que tout accès notamment au site web, vous sera refusé, temporairement ou définitivement. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.

En tant qu’utilisateur de notre site, vous n'êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, ni d’agréer avec leur traitement, mais comprenez qu'il sera impossible ou nous rendre plus difficile d'offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de certaines données.

4. Finalité de la collecte et du traitement de données à caractère personnel et base juridique

Données du client

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées de nos clients et des commettants, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.

Les finalités de ces traitements sont la conclusion éventuelle et l'exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, les obligations comptables et fiscales, sociales, concernant le droit du travail, la sécurité, le bien-être et les autres obligations légales les activités de prospection directe, tel que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales, répondre à vos questions ou l’échange d’information. Les données sont traitées sur base de votre demande, l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires (tel que la déclaration de travaux article 30 bis) et/ou notre intérêt légitime.

Données des fournisseurs , sous-traitants, locataires, locateurs et prestataires de service

Nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées de nos fournisseurs, sous-traitants, locataires, acheteurs et autres prestataires de service et leurs éventuels (sub)sous-traitant(s)/(sub)fournissseurs ou contractant(s) etc., ainsi que de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile.

Les finalités de ces traitements sont la conclusion possible et l'exécution des accords, la gestion des (sous)fournisseurs/(sub)sous-traitants/locataires/locateurs/acheteurs/prestataires de services etc., les obligations comptables et fiscales, sociales, concernant le droit du travail, la sécurité, le bien-être et les autres obligations légales, les activités de prospection directe, tel que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales, répondre à vos questions ou l’échange d’information.

Les bases juridiques sont votre demande, la conclusion éventuelle et l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires (tel que l'enregistrement électronique obligatoire de présence ‘Checkinatwork’, la déclaration de travaux selon article 30 bis, la liste de présence ou d'autres obligations lors de marchés publics, obligations comptables ou fiscales ou sociales, concernant le droit du travail, la sécurité, le bien-être et les autres obligations légales) et/ou notre intérêt légitime (tel que pour la prospection directe ou l’échange d’information).

Pour l'enregistrement électronique de présence, le cas échéant, notamment les données E-ID ou le numéro Limosa ou de détachement, des photos seront également traitées. Pour les activités de prospection directe par courriel (tels que les bulletins d'information ou les invitations pour des évènements) ou via le site par le biais de champs qui y sont destinées, l'autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.

Données du personnel et des candidats potentiel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs, des indépendants prestataires de services, intérimaires, stagiaires et/ou étudiants et le cas échéant les données des membres de leur famille dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard à sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une Politique de protection des données pour travailleurs (‘Privacy policy’).

Dans le cadre de notre gestion du personnel, nous traitons également les données que vous nous avez communiquées volontairement en qualité de candidat ou d’étudiant intéressé (ex suite à une bourse pour emploi) : données d’identités et coordonnées de contact, sexe, langue, date de naissance, formation, éventuellement expérience et qualification professionnelle, le suivi du parcours lors de la sélection et toute autre information que vous nous communiquez sur p.e. votre CV.

Les données seront traitées sur base de votre consentement préalable, l’exécution du contrat ou sur base de notre intérêt légitime.

Autres données

En plus des données des clients, fournisseurs/sous-traitants, locataires, locateurs ou acheteurs etc., des prestataires de service, du personnel, indépendants, intérimaires, stagiaire, étudiants et des candidats nous traitons également les données à caractère personnel d'autres personnes, telles que les nouveaux clients/candidats, contacts utiles au sein de notre secteur, contacts de networking, contacts d'experts, etc.

Nous pouvons également garder et traiter vos réponses ou feedback que vous nous communiquez (par exemple dans le cadre d’enquête de satisfaction ou d’étude de marché), ainsi que vos plaintes éventuelles concernant le bien acheté/les travaux exécutés.

Ces données sont traitées sur base de votre consentement, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime. Nous traitons vos données à caractère personnel pour le management technique et fonctionnel de notre site web, pour le personnaliser et pour faire en sorte qu’il soit facilement utilisable. Ainsi, nous pouvons traiter vos données comme votre adresse IP, les pages que vous visitez, le browser que vous utilisez, les sites antérieurement visités, des données comme votre langue de préférence, le moment et la durée de votre visite. Nous le faisons à travers l’utilisation de cookies (voir ci-dessous Cookies). Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime d’améliorer notre site web et de le protéger contre des cyber-attaques. Herbosch-Kiere NV n’est en aucun cas responsable pour l’utilisation par des tiers de vos données en tant que visiteur de notre site web. Le site peut notamment contenir des liens vers des sites de tiers ou des messages publicitaires de tiers annonceurs de publicité, à travers lesquels des données à caractère personnel peuvent être collectées.

5. Cookies
Un cookie est un petit texte (fichier) qui est placé sur votre ordinateur ou appareil mobile par des sites web, lors de votre visite de ce site. Il est stocké sur votre ordinateur ou appareil mobile dans un fichier de votre browser. Il contient des informations comme p.ex. langue de préférence du visiteur, pour que ce dernier ne doit pas remplir à nouveau ces informations lors d’une prochaine visite du même site web. Cette identification pendant la visite du site est possible par le code unique que contient le cookie.

Les cookies peuvent être placés par le server du site web que vous visitez ou par les partenaires qui collaborent avec ce site web. Le server d’un site web ne peut lire que les cookies qui sont placés par lui et n’a pas accès à d’autres informations qui se trouvent sur votre ordinateur ou appareil mobile. Le cookie consiste généralement en le nom du serveur qui a placé le cookie, la date d’échéance et le code numérique unique.

Quels cookies sont utilisés ?
Cookies fonctionnels Ceci concerne des cookies qui sont nécessaires pour le fonctionnement de notre site web. C’est principalement pour sauvegarder vos préférences et vos données de login. (adresse IP, pages visitées, browser utilisé, sites antérieurement visités, données géographiques comme lieu, langue de préférence, moment et durée de la visite du site, …)

Third party cookies ( cookies analytique )
Nous utilisons Google Analytics pour la collecte de données statistiques (collecte d’information pour évaluer et améliorer le contenu de notre site web). Il se peut que des cookies “third party”/tierce partie sont placés par le fait que le contenu d’une tierce partie y est placée sur notre site (comme p.ex. des films) .

Pourquoi utilisons-nous des cookies?
Herbosch-Kiere NV utilise principalement des cookies pour garantir le bon fonctionnement du site web et à identifier les utilisateurs. Pour pouvoir utiliser les applications (postuler pour un poste vacant, login) les cookies doivent être acceptés. Les third Party cookies ‘tierce partie’ placés par Google Analytics sont utilisés pour le maintien de statistiques. Cette information est concentrée sur l’amélioration des services et les portails online.
Cookies ne forment en principe aucun danger pour votre ordinateur puisqu’il s’agit de fichier de texte et pas de logiciels.

Si vous désirez bloquer des cookies, vous pouvez le faire à travers les paramètres du navigateur (browser) :
-Internet Explorer : http://windows.microsoft.com/nl-NL/windows7/Block-...
-Firefox: http://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uit...
-Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=...
-Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042

Dans ce cas, soyez conscient que certains éléments graphiques ne s’afficheront peut-être pas correctement que vous ne pourrez pas utiliser certaines applications si vous désactivez des cookies.

6. Durée de traitement
Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.

Herbosch-Kiere NV ne gardera ces données pas plus longtemps que ce qui est nécessaire pour son propre fonctionnement.

7. Accès et Transfert des données à caractère personnel
En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons accès à ces données à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Ils sont tenus de les traiter de manière confidentielle et ne pourront utiliser ces données qu'aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Herbosch-Kiere NV peut partager vos données avec d’autres sociétés liées au groupe Eiffage Benelux et/ou sa société mère Eiffage. Par ailleurs, Herbosch-Kiere et Eiffage Benelux font appel à des tierces parties pour exécuter certains traitements, comme p.ex les fournisseurs IT, comptables, réviseurs, cloud providers (fournisseur de service en nuage), secrétariat social, ainsi que les services publics (par ex dans le cas de la déclaration article 30 bis, l’enregistrement des présences, marchés publics, inspection sociale, …)

Il est possible que certaines parties susmentionnées sont localisées hors de l’Union Européenne. Les données personnelles seront seulement envoyées à des tierce pays avec une protection adéquate.

Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu'aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d'autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de notre part, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel devront être transférées en raison d'une injonction judiciaire ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous en informer préalablement. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que sous certaines circonstances, cela n'est pas toujours techniquement ou commercialement faisable, ou que des limitations légales peuvent s'appliquer.

8 . Sécurité
Vos données à caractère personnel sont traitées de manière confidentielle. Herbosch-Kiere NV fera le nécessaire pour prendre les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données, comme p.ex. l’utilisation de firewalls, servers sécurisés, la prise de back-up, et autres et une politique de sécurité à l’égard de ses collaborateurs (limitation d’accès et procédures).

Les données que vous nous avez fournies via ce site web ne sont pas conservées sur l’internet, mais elles peuvent être stockées sur les serveurs d’Herbosch-Kiere, en Belgique ou en France pour certaines données pour la société mère. Vous reconnaissez et acceptez que l’envoi de données à caractère personnel via l’internet n’est jamais sans risque et que par conséquent le dommage direct ou indirect que vous subiriez par l’utilisation illégale de vos données par des tiers ne peut être répercuté à Herbosch-Kiere NV.

9. Vos droits : droit d’accès, de rectification et d’information, droit à l’oubli, droit à la portabilité des données, droit d’opposition
Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez d’un droit légal à demander gratuitement l’ accès à vos données qui sont traitées par […. ] afin de les vérifier, les faire rectifier ou compléter

Vous disposez également d’un droit à l’oubli dans les cas prévus par le règlement général de la protection des données (droit à l’effacement et à la limitation du traitement). Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données si celles-ci nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou autre contrat ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En cas de litige concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez demander à en limiter le traitement jusqu’à ce que le conflit soit réglé.

Finalement vous avez droit à la portabilité de vos données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fourni, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer contre le traitement des données nécessaires à nous pour l’exécution d’une obligation légale, la réalisation d’un contrat. Vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données à des finalités de prospection ou à l’usage de profilage lié à une telle prospection sur base de vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de vous opposer au transfert de vos données à des tiers pour les mêmes finalités de prospection.

Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique. Vous pourrez exercer les droits précités en vous adressant au Service Juridique d’Herbosch-Kiere à l’adresse susmentionnée. Herbosch-Kiere NV ne pourra traiter votre demande sans la preuve de votre identité.

Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable. Si vous estimez toutefois que vos droits n'ont pas été respectés et que vous estimez que vos inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Contrôle compétente : la Commission à la Protection de la Vie Privée: commission@privacycommission.be, Commission Nationale pour la Protection des Données, Services des plaintes.

Vous pouvez aussi avoir recours à la voie judiciaire, si vous estimez que vous subissez un préjudice causé par le traitement vos ses données à caractère personnel.

Herbosch-Kiere SA